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Renting Impresoras ¿Qué es y cuáles son sus beneficios?

Renting Impresoras ¿Qué es y cuáles son sus beneficios?

Ya se ha visto con mayor frecuencia en los últimos años, las empresas están optando por dejar de lado la compra de equipos de impresión para aprovechar las bondades del renting de impresoras. Si esto es algo que suena como una buena idea para ti y para tu empresa, entonces este artículo puede ayudarte a dar el siguiente paso. Acompáñanos a descubrir más acerca del renting de impresoras y cuáles son sus beneficios.

Para empezar ¿Qué es exactamente el renting de impresoras?

Tal como su nombre lo sugiere, el renting de impresoras consiste básicamente en el alquiler de un equipo de impresión durante un período de tiempo específico. Este servicio va de la mano con una empresa especializada en el alquiler de este tipo de equipos, quienes ponen a disposición de sus clientes impresoras de diferentes modelos y con diversos atributos, a cambio de una cuota mensual.

La empresa prestadora del servicio se encarga de ofrecerles a sus clientes un catálogo de impresoras con diferentes cualidades. Además de esto se compromete con el cliente a la realización del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos alquilados como parte del servicio prestado. Esta es en sí una de las principales características del renting de impresoras, y es una de las mayores razones por las que cada vez más empresas ponen su mirada en este servicio.

¿Comprar o contratar un renting de impresora?

Aunque el renting de impresoras es una excelente manera de reducir los costes por impresión para cualquier empresa, disponer de un equipo propio también es ventajoso. Sin embargo, la compra de un equipo de impresión a menudo trae consigo la responsabilidad de costear los gastos por mantenimiento, la instalación del equipo, la adquisición de consumibles y, por supuesto, seleccionar de manera acertada la impresora que satisfaga las necesidades de tu empresa.

Por el contrario, al optar por el renting de impresoras, estas consideraciones corren por cuenta de la empresa que alquila el equipo. Con lo cual, tú como contratante solo debes ocuparte de cumplir con la cuota mensual.

Criterios que debes tener en cuenta antes de optar el renting de impresoras

¿Ya sabes cuál es el tipo de impresora que le conviene a tu empresa? Si bien puedes obtener asesoría con la empresa prestadora del servicio, siempre es una buena idea tener claro qué es exactamente lo que quieres. A continuación te dejamos algunos criterios que debes considerar antes de contratar un servicio de renting de impresoras.

Velocidad de impresión

Aunque no lo creas, la velocidad de impresión juega un papel esencial en la reducción de costos y en la optimización de las labores dentro de tu empresa. La velocidad de impresión y la capacidad de almacenaje de consumibles del equipo pueden marcar la diferencia completamente. Existen equipos con mayor capacidad y mayor velocidad de impresión, como aquellos que solo imprimen en blanco y negro.

Tipo de conectividad

Las impresoras han evolucionado de la mano de la tecnología, tal como lo han hecho muchos otros dispositivos. Anteriormente, solo podían utilizarse equipos gracias a la existencia de cableado, sin embargo hoy en día es posible encontrar impresoras con otro tipo de conectividad, como la WiFi, por ejemplo. Esto resulta ideal si el número de usuarios de la impresora es elevado, ya que facilita la impresión de varios documentos en poco tiempo.

Calidad de impresión

Aquí entra en juego el tipo de documentos que se imprimen en tu empresa. Si la mayoría de estos incluyen gráficos e imágenes lo ideal es que optes por un equipo con calidad de impresión alta. Si por el contrario la mayor parte de los documentos a imprimir (por no decir todos) están limitados a textos, no vendría mal un equipo de impresión con un consumo optimizado, como una impresora a blanco y negro.

¿Por qué deberías considerar el renting de impresoras?

¿Sigues teniendo dudas acerca de si deberías considerar el renting de impresoras? Tal vez leer algunas de sus ventajas te ayuden a despejar tu mente.

Dispones de un servicio personalizado

En el momento en el que entras en contacto con la empresa de renting de impresoras, comienzas a tener un trato individualizado. Todo lo inherente al servicio se ajustará a las necesidades tuyas y las de tu negocio o empresa. El personal encargado determinará cuáles son tus requerimientos y con base en ello te recomendará una serie de equipos que pueden superar tus expectativas.

No necesitas invertir demasiado dinero

Al contrario de lo que sucede cuando compras una impresora, que debes ocuparte de los costes por instalación y los consumibles, en el caso del renting de impresoras esto no sucede. La razón detrás de esto es que se trata de costes que estarán cubiertos con la cuota mensual que pagarás por el servicio. Así que no necesitarás demasiado dinero para comenzar.

Múltiples opciones disponibles

¿Necesitas un equipo de impresión a blanco y negro o a todo color? ¿Quizás una impresora alámbrica o una con conectividad WiFi? No te preocupes, el servicio de renting de impresoras puede ayudarte. Estas empresas disponen de una amplia variedad de equipos con todo tipo de atributos e incluso equipos novedosos, tú eliges lo que mejor se adapte a tus requerimientos.

Descarta el mantenimiento y el cambio de tóner

No hay lugar a dudas, el mantenimiento de impresoras (sea correctivo o preventivo) y el cambio del tóner es de los gastos más fuertes que puedes costear cuando eres dueño de una impresora. Con el renting de impresoras esto es cosa del pasado, ya que la empresa se encargará de cubrir los gastos inherentes a este tipo de servicios.

Una cuota fija

La cuota planteada cuando contrataste el servicio, será la misma que pagues todos los meses que dure el contrato. Esto es perfecto si lo que buscas es planificar los gastos que haces en tu empresa. Olvídate de los gastos imprevistos, incluso si durante el mes la impresora presentó alguna error o requirió de algún tipo de mantenimiento.

¿Me puedo desgravar mi cuota de renting?

El renting de impresora es la mejor fórmula para ahorrar: las cuotas del renting se pueden desgravar íntegramente, tanto si eres autónomo como si tienes una empresa.

¿Finalizó tu contrato? ¡No pasa nada!

Una vez que termina el contrato de renting de impresoras, tienes varias opciones disponibles. La primera de ellas es extender el contrato, conservando el mismo equipo y las mismas condiciones de servicio. La segunda es crear un contrato nuevo, con nuevas condiciones y un equipo diferente y, finalmente, puedes dar por terminado el contrato de manera definitiva y devolver la impresora.

Preguntas frecuentes acerca del renting de impresoras

Alrededor del servicio de renting de impresoras surgen muchas inquietudes, todos los usuarios y posibles usuarios quieren saber los detalles de este servicio. Las siguientes son algunas de las preguntas frecuentes más comunes que las personas se hacen acerca del renting de impresoras.

¿En qué momento debo considerar el renting de impresoras?

Cualquier momento es el momento ideal. No obstante, si en tu empresa se imprimen más de 200 documentos en blanco y negro y más de 30 a color, esa puede ser la clara señal de que el renting de impresoras es una alternativa no solo idónea, sino necesaria.

¿Qué documentación necesito para tramitar mi renting de impresora?

En caso de ser autónomo, la compañía de renting nos solicitará su DNI + alta de autónomo. Si el renting fuera para una asociación, la documentación que nos pedirán es: estatutos, memoria económica y DNI del presidente. Por último, si fuera para una empresa (SL, SA, COOP, etc.), la documentación será: escritura de poderes o constitución y DNI del administrador.

¿Cuánto tiempo dura el contrato?

El tiempo que dure el contrato puede variar en función de varios parámetros. Sin embargo, la mayor parte de las empresas de renting de impresoras, tienen contratos que rondan entre los 3 y 5 años.

¿Qué hay del coste por escaneo?

Puede variar. El uso del escáner es algo que muchas empresas incluyen dentro del servicio de renting. Otras, por su parte, cobran su uso de manera adicional.

Definición de coste por copia

Esto significa que por un precio por copia las empresas lo tendran todo incluido: consumibles, piezas, desplazamientos y mano de obra.

¿Qué incluye la mensualidad que pagaré?

Cada cuota mensual incluye una serie de servicios que pueden variar de acuerdo a la empresa que contrates. Sin embargo, la norma general es que esta cubra la instalación del equipo, el mantenimiento preventivo y correctivo, reparación de averías y consumibles.

¿Cuánto cuesta el renting de impresoras?

Se puede decir que no hay un precio fijo, de hecho, todo dependerá de la empresa que contrates y de los servicios que incluya el mismo. No obstante, estos precios son negociables y están sujetos precisamente a los atributos del equipo y a las necesidades que tengas en tu empresa.

¿Puedo cancelar el servicio ya contratado?

Sí, por lo general, muchas empresas permiten la cancelación del contrato en cuanto así lo decidas. Eso sí, es de vital importancia que realices una cancelación anticipada. Preferiblemente antes de iniciar un nuevo mes de servicio.

¿Puedo cambiar el plan contratado?

Sí, sí puedes cambiarlo. Solo deberás ponerte en contacto con la empresa que te presta el servicio y notificarles acerca de tus pretensiones.

El renting de impresoras puede ser una gran opción para tu empresa

Siempre hay maneras justas de reducir los costes y optimizar la ejecución de las actividades dentro de una empresa. El renting de impresoras definitivamente es una de ellas. Pese a que vamos en camino a una inminente digitalización, existen trámites y labores que requieren de manera obligatoria el manejo de documentos en físico. Si no se puede escapar de eso, al menos se pueden manejar los costes de manera que no supongan una carga para tu empresa.

El renting de impresoras no solamente es un excelente servicio, sino que además supone un alivio cuando de gastos se trata. Además, es una excelente manera de mejorar el flujo de trabajo y controlar el uso de los consumibles, y el uso que se les da a los equipos de impresión. Si estás considerando el renting de impresoras, te alegrará saber que existen diversos planes que seguramente se ajustarán a tus requerimientos.

De esta misma manera, si aún tienes inquietudes, puedes darle un vistazo nuevamente a nuestra lista de preguntas frecuentes, o comunicarte directamente con la empresa de renting de impresoras que quieres contratar.

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