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Información Comercial
03690 San Vicente del Raspeig

Recomendaciones para elegir un escáner

Recomendaciones para elegir un escáner

Las empresas evolucionan hacia un ambiente que exige combinar los documentos digitales con la documentación física para obtener procesos de distribución y archivado más eficientes. También, hay normativas que demanda a toda empresa a conservar su documentación, por tanto, el archivo de documentos ayuda, no únicamente como medida de seguridad para evitar pérdidas o agilizar el conocimiento de la información contenida en estos, sino que además se realiza para dar cumplimiento a un requisito legal.

Cantidad de sectores que se han visto encaminados por las normas comunitarias y nacionales, a implementar la digitalización de su documentación, en todos los ramos de servicio. Dicha implementación se seguirá expandiendo a todos los sectores comerciales en corto plazo.

No hay una solución para la gestión de archivos y documentos, en primera instancia optando por la simple acción de digitalizar la documentación física para poder proteger la información escaneada en un solo ordenador o ya en una red, pero incluso optando algunos por la automatización del manejo de información digitalizada a través de la identificación de  documentos a través de la inclusión de un código de barra.

Lo que sin duda alguna demuestra que la digitalización de documentos en el sector comercial permite obtener numerosos beneficios a los que decidan optar por este método de gestión de documentos.

 

¿Qué se debe tomar en consideración al elegir un escáner?

Si estás pensando adquirir un escáner para digitalizar la información de tu comercio, y así modernizar el sistema de gestión de documentos, aquí te dejamos algunos de los aspectos más importantes que debes evaluar:

Rapidez. Si tienes que elegir un escáner, la rapidez será sin duda uno de los aspectos más importantes a considerar. Si queremos elegir la rapidez mejor adaptada a nuestras necesidades, lo primero que debemos conocer es el volumen de documentos que se requieran escanear: mientras mayor sea la documentación que se deba digitalizar, encontraremos mayor utilidad en un escáner de alta velocidad.

Movilidad. Otro aspecto importante es el lugar de trabajo, conocer donde se utilizará el escáner con mayor frecuencia, dentro de la oficina o fuera de esta. En vista de la rama de comercio, también podemos encontrarnos el caso de requerir la digitalización en movilidad, por lo que un escáner portátil será la mejor opción. En otro caso, cuando el uso que se la da al escáner es dentro de oficinas, un escáner de sobremesa cumplirá con el trabajo.

Extensión. La extensión de un archivo digital, también conocida como formato; es otra de las variables que debemos evaluar porque el tipo de archivo producto de la digitalización puede ser variado, por lo que debemos estar conscientes de que las extensiones de los archivos digitalizados sean compatibles con los sistemas de que se utilizan para visibilizar y archivar en nuestra empresa. La extensión que utilice el documento digital brinda seguridad y perdurabilidad de la información para el futuro.

Tamaño de archivo a digitalizar. El tamaño común para labores de oficina, y también el utilizado por muchos independientes es A4, por lo que un escáner que pueda digitalizar este tamaño de archivo seria la consideración más importante. Ahora bien, si además de las digitalizaciones del tamaño más utilizado, requerimos digitalizar otros formatos como A3 o tickets, pues debemos optar por un escáner que permita la digitalización de documentos en el tamaño requerido.

Con o sin ADF. Ya sea que el proceso de digitalización que se vaya a realizar implique la carga de muchas hojas sueltas, o que las labores de oficina ocupen números oficios que deban ser escaneados diariamente; lo recomendable será optar por un equipo con alimentador automático de documentos o ADF.

Dúplex. Si requieres un escáner veloz y eficiente, no solo debes verificar la velocidad; ya que un escáner que te brinde la posibilidad de digitalizar ambas caras del papel en una sola pasada te ayudara a ahorrar tiempo y a ser más productivo.

Resolución. Es que al final no ayudara que el escáner sea muy veloz, si lo que requerimos es un escáner que nos brinde un trabajo detallado, por lo que resalta como una característica muy importante que valorar. Al final la calidad requerida dependerá del uso que se le brinde a la digitalización. Si únicamente se escanea el documento para archivar, con calidad de 72ppp en una escala de grises se lograrán los objetivos, aun así, no siempre será el caso de uso y podríamos necesitar un escáner con alta resolución. 

La digitalización de archivos físicos supone una clara mejora para todos aquellos comercios o empresas que requieran el hacer uso de esta información para su divulgación o archivo. No hay una única solución para realizar el proceso de digitalización para un sector definido, solo debemos evaluar cuales serían los objetivos y necesidades que se necesitan cubrir para poder maximizar el beneficio que este equipo pueda aportar a la empresa.